CHÍNH SÁCH BẢO MẬT NAMI STAY

Ngày cập nhật: 01/11/2026

Nami Stay tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng, nhân viên, đối tác và người sử dụng hệ thống. Chính sách này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn sử dụng website, ứng dụng và dịch vụ của Nami Stay.

1. Phạm vi áp dụng và đơn vị chịu trách nhiệm

Chính sách này áp dụng đối với:

• Website namistay.com.

• Ứng dụng office.namistay.com, phục vụ quản lý công việc và vận hành nội bộ.

• Hoạt động tư vấn, đặt phòng, lưu trú, cung cấp dịch vụ du lịch và chăm sóc khách hàng do Nami Stay thực hiện.

• Các kênh liên hệ, biểu mẫu và hệ thống khác của Nami Stay có dẫn chiếu đến chính sách này.

Đơn vị chịu trách nhiệm đối với hoạt động xử lý dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của mình là Công ty TNHH Khách sạn và Du lịch Hana, đơn vị vận hành thương hiệu Nami Stay.

Trường hợp một cơ sở lưu trú hoặc đối tác độc lập trực tiếp thu thập và quyết định việc sử dụng dữ liệu của bạn, đơn vị đó có trách nhiệm thông báo chính sách bảo vệ dữ liệu áp dụng cho hoạt động của mình.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Tùy dịch vụ và chức năng bạn sử dụng, chúng tôi có thể thu thập các nhóm dữ liệu sau:

2.1. Thông tin liên hệ và đặt dịch vụ

• Họ tên, số điện thoại, địa chỉ email và thông tin liên hệ.

• Cơ sở lưu trú, ngày nhận phòng, ngày trả phòng, số lượng khách và yêu cầu đặt dịch vụ.

• Nội dung trao đổi, yêu cầu hỗ trợ, phản hồi và khiếu nại.

• Thông tin xuất hóa đơn, đặt cọc, thanh toán, hoàn tiền và đối soát giao dịch.

2.2. Thông tin phục vụ lưu trú

Trong phạm vi cần thiết để thực hiện thủ tục lưu trú và nghĩa vụ pháp luật, chúng tôi có thể thu thập thông tin trên căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ khác; ngày sinh, quốc tịch và thông tin người đi cùng.

Việc thu thập hình ảnh giấy tờ, nếu có, phải phục vụ mục đích cụ thể và được thông báo tại thời điểm thu thập. Khách hàng không nên gửi giấy tờ hoặc dữ liệu nhạy cảm qua các kênh không được Nami Stay hướng dẫn.

2.3. Thông tin trên ứng dụng Office Nami Stay

Đối với người dùng được cấp quyền truy cập office.namistay.com, dữ liệu có thể bao gồm:

• Thông tin tài khoản, họ tên, email, số điện thoại, bộ phận, chức danh và cơ sở làm việc.

• Vai trò, quyền truy cập và trạng thái tài khoản.

• Công việc được giao, lịch làm việc, báo cáo, ghi chú, trao đổi và tài liệu đính kèm do người dùng đưa lên hệ thống.

• Dữ liệu khách hàng, đặt phòng, dịch vụ và nghiệp vụ vận hành mà người dùng được phép xử lý.

• Nhật ký đăng nhập và thao tác để hỗ trợ bảo mật, kiểm tra và xác định trách nhiệm xử lý công việc.

Người dùng chỉ được nhập, tải lên hoặc chia sẻ dữ liệu trong phạm vi được giao và có căn cứ xử lý hợp pháp.

2.4. Thông tin kỹ thuật

Khi bạn truy cập website hoặc ứng dụng, hệ thống có thể ghi nhận địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, hệ điều hành, thời điểm truy cập, nhật ký lỗi và thông tin phiên sử dụng.

Nếu một chức năng cần quyền truy cập camera, thư viện ảnh, vị trí hoặc thông báo, chúng tôi sẽ giải thích mục đích và yêu cầu quyền tương ứng khi bạn sử dụng chức năng đó. Việc cấp quyền cho thiết bị không thay thế các yêu cầu về sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân theo pháp luật.

3. Nguồn thu thập dữ liệu

Chúng tôi có thể tiếp nhận dữ liệu:

• Trực tiếp từ bạn khi điền biểu mẫu, đặt dịch vụ, liên hệ, nhận phòng hoặc sử dụng ứng dụng.

• Từ người đại diện đặt phòng, trưởng đoàn hoặc tổ chức đặt dịch vụ cho bạn.

• Từ cơ sở lưu trú, nền tảng đặt phòng và đối tác liên quan đến giao dịch của bạn.

• Từ người quản trị hoặc người dùng được phân quyền trong quá trình sử dụng Office Nami Stay.

• Tự động qua hệ thống kỹ thuật trong phạm vi được pháp luật cho phép.

Nếu cung cấp dữ liệu của người khác, bạn có trách nhiệm bảo đảm có quyền cung cấp và đã thông báo hoặc lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

4. Mục đích xử lý dữ liệu

Nami Stay xử lý dữ liệu cho các mục đích sau:

• Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, xác nhận và thực hiện đặt phòng hoặc dịch vụ.

• Thực hiện thủ tục nhận phòng, trả phòng và nghĩa vụ khai báo lưu trú.

• Xử lý thanh toán, hóa đơn, hoàn tiền và đối soát.

• Hỗ trợ khách hàng, giải quyết phản ánh, khiếu nại và tranh chấp.

• Tạo và quản lý tài khoản Office Nami Stay; phân quyền, giao việc, phối hợp và theo dõi hoạt động vận hành.

• Bảo vệ hệ thống, phát hiện truy cập trái phép, phòng ngừa gian lận và xử lý sự cố.

• Đánh giá, cải thiện chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động, ưu tiên sử dụng dữ liệu tổng hợp hoặc đã được khử nhận dạng khi phù hợp.

• Gửi thông tin ưu đãi, bản tin hoặc nội dung tiếp thị khi có sự đồng ý phù hợp của người nhận.

• Thực hiện nghĩa vụ pháp luật và yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền.

Chúng tôi không sử dụng dữ liệu cho mục đích mới không tương thích với mục đích đã thông báo khi chưa có căn cứ pháp lý phù hợp.

5. Sự đồng ý và lựa chọn của bạn

Đối với hoạt động cần sự đồng ý, Nami Stay sẽ cung cấp thông tin và xin sự đồng ý trước khi xử lý. Sự đồng ý phải tự nguyện, rõ ràng và gắn với từng mục đích.

Việc truy cập website, im lặng hoặc không phản hồi không tự động được coi là đồng ý với mọi hoạt động xử lý dữ liệu.

Bạn có thể từ chối nhận nội dung tiếp thị hoặc rút lại sự đồng ý thông qua hướng dẫn trong thông báo hoặc thông tin liên hệ tại cuối chính sách. Việc từ chối tiếp thị không ảnh hưởng đến quyền sử dụng dịch vụ đã đặt.

Nếu bạn không cung cấp dữ liệu cần thiết để thực hiện dịch vụ, xác minh tài khoản hoặc đáp ứng nghĩa vụ pháp luật, chúng tôi có thể không thực hiện được phần dịch vụ tương ứng và sẽ giải thích lý do.

6. Chia sẻ dữ liệu

Nami Stay không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết, có mục đích và căn cứ hợp pháp, với:

• Nhân sự được phân quyền và cơ sở lưu trú liên quan đến yêu cầu của bạn.

• Đối tác cung cấp dịch vụ bạn đã yêu cầu như tour, vận chuyển hoặc tổ chức sự kiện.

• Ngân hàng, đơn vị thanh toán và đối tác xử lý giao dịch.

• Nhà cung cấp dịch vụ công nghệ, lưu trữ, bảo trì, gửi thông báo và hỗ trợ kỹ thuật.

• Đơn vị tư vấn, kiểm toán hoặc pháp lý khi cần thiết và phù hợp.

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Chúng tôi yêu cầu các bên xử lý dữ liệu thay mặt Nami Stay chỉ sử dụng dữ liệu theo phạm vi được giao, có nghĩa vụ bảo mật và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp.

Dữ liệu trên Office Nami Stay được tiếp cận theo quyền được cấp và nhu cầu công việc. Tài khoản tại một cơ sở không mặc nhiên được quyền xem toàn bộ dữ liệu của các cơ sở khác.

7. Tích hợp và dịch vụ bên thứ ba

Nếu bạn sử dụng chức năng kết nối Office Nami Stay với dịch vụ bên thứ ba, chúng tôi sẽ thông báo phạm vi dữ liệu và quyền truy cập cần thiết trước khi kết nối.

Dữ liệu được sử dụng để thực hiện chức năng đã thông báo. Bạn có thể yêu cầu ngắt kết nối hoặc thu hồi quyền thông qua chức năng tương ứng, người quản trị hoặc kênh hỗ trợ.

Nếu triển khai công cụ AI để hỗ trợ xử lý tài liệu hoặc nghiệp vụ, Nami Stay sẽ thông báo mục đích, phạm vi dữ liệu gửi đi và bên cung cấp có liên quan trước khi áp dụng cho dữ liệu cá nhân cần được thông báo hoặc xin sự đồng ý.

Các website hoặc dịch vụ bên ngoài có chính sách riêng. Bạn nên đọc chính sách của bên đó khi trực tiếp sử dụng.

8. Cookie và công nghệ tương tự

Website và ứng dụng có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để duy trì phiên đăng nhập, ghi nhớ lựa chọn và bảo đảm an toàn hệ thống.

Nếu triển khai cookie phân tích, quảng cáo hoặc công nghệ theo dõi không thiết yếu thuộc trường hợp cần sự đồng ý, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin và lựa chọn phù hợp trước khi sử dụng.

Bạn có thể quản lý cookie trong trình duyệt. Việc chặn cookie thiết yếu có thể khiến một số chức năng, bao gồm đăng nhập, không hoạt động đầy đủ.

9. Lưu trữ và chuyển dữ liệu

Chúng tôi chỉ lưu dữ liệu trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích đã thông báo hoặc thời hạn pháp luật yêu cầu:

• Dữ liệu đặt phòng, giao dịch, hóa đơn và lưu trú được lưu theo nhu cầu thực hiện dịch vụ, giải quyết tranh chấp và nghĩa vụ pháp luật tương ứng.

• Dữ liệu tài khoản và công việc được lưu trong thời gian phục vụ quản lý, vận hành và bàn giao công việc hợp pháp.

• Nhật ký kỹ thuật được lưu trong thời gian phù hợp với mục đích bảo mật và xử lý sự cố.

• Dữ liệu tiếp thị được lưu đến khi bạn rút lại sự đồng ý hoặc mục đích xử lý chấm dứt, trừ trường hợp cần giữ bằng chứng theo quy định.

Khi không còn căn cứ lưu giữ, dữ liệu sẽ được xóa, hủy hoặc khử nhận dạng phù hợp. Dữ liệu trong bản sao lưu được xử lý theo chu kỳ sao lưu và không được khôi phục để sử dụng trái với mục đích đã chấm dứt.

Nếu sử dụng hạ tầng hoặc nhà cung cấp dẫn đến chuyển dữ liệu ra nước ngoài, Nami Stay sẽ thực hiện các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu và thủ tục liên quan theo pháp luật áp dụng.

10. Bảo vệ dữ liệu và tài khoản

Nami Stay áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp với loại dữ liệu và mức độ rủi ro, bao gồm quản lý quyền truy cập, kiểm soát tài khoản, bảo vệ kết nối và giám sát hoạt động hệ thống.

Người dùng Office Nami Stay có trách nhiệm:

• Bảo vệ thông tin đăng nhập và không cho người khác sử dụng tài khoản.

• Chỉ truy cập, tải xuống hoặc chia sẻ dữ liệu theo quyền được giao.

• Đăng xuất trên thiết bị dùng chung.

• Thông báo ngay khi nghi ngờ lộ tài khoản, mất thiết bị hoặc phát hiện truy cập bất thường.

Khi phát hiện sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thực hiện biện pháp hạn chế thiệt hại, khắc phục và thông báo cho các bên liên quan, cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu pháp luật.

11. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo pháp luật áp dụng, bạn có quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

• Đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý.

• Xem, yêu cầu cung cấp, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu.

• Yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.

• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định.

• Yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.

Bạn có thể gửi yêu cầu qua thông tin liên hệ tại Mục 14. Chúng tôi có thể đề nghị thông tin cần thiết để xác minh danh tính nhằm tránh cung cấp hoặc thay đổi dữ liệu cho người không có quyền.

Yêu cầu được xử lý trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu không thể đáp ứng toàn bộ hoặc một phần do nghĩa vụ lưu trữ hay căn cứ hợp pháp khác, chúng tôi sẽ giải thích lý do.

Việc xóa hoặc khóa tài khoản Office Nami Stay không đồng nghĩa với việc xóa ngay toàn bộ chứng từ, lịch sử công việc hoặc dữ liệu phải được lưu giữ hợp pháp. Quyền truy cập tài khoản và yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân được xem xét riêng theo tính chất của từng loại dữ liệu.

12. Dữ liệu của trẻ em

Thông tin trẻ em chỉ được xử lý trong phạm vi cần thiết cho việc đặt dịch vụ, lưu trú và nghĩa vụ pháp luật có liên quan.

Nami Stay thực hiện yêu cầu về sự đồng ý của trẻ em, cha mẹ hoặc người giám hộ theo độ tuổi và quy định pháp luật. Chúng tôi không sử dụng dữ liệu trẻ em cho hoạt động tiếp thị khi chưa